Шестерёнки бизнеса: как минимизировать барьеры и обеспечить рост

Представьте, что вы — владелец успешной компании. Дела идут в гору, прибыль растёт, и вы решаете: пора отойти от оперативного управления и сосредоточиться на стратегии. Нанимаете топового управленца, передаёте ему бразды правления и готовитесь пожинать плоды своей мудрости. Но не тут-то было! Через несколько месяцев вы замечаете, что ключевые проекты буксуют, лучшие клиенты уходят к конкурентам, а сотрудники жалуются на странные решения нового руководителя. Через год финансовые показатели падают, ценные кадры разбегаются, а вы с ужасом понимаете, что потеряли контроль.

Знакомый сценарий? К сожалению, это не редкость в мире бизнеса. Передача управления наёмному директору без предварительной подготовки и налаживания процессов, отсутствие контроля со стороны собственника и опора только на интуицию вместо объективных данных — всё это создаёт внутреннее трение, ограничивающее развитие бизнеса.

Автор книги «Бизнес как часы: Руководство по настройке операционки», эксперт-методолог по регулярному менеджменту Александр Фридман против подобного подхода. Он уверен: нельзя просто так передать дела наёмному директору и устраниться. Прежде чем выйти из операционного управления, нужно в него войти и настроить базовые управленческие процессы. Как это сделать?

Проводите регулярный аудит внутренних процессов

Хотите, чтобы ваш бизнес рос как на дрожжах? Тогда не забывайте про «медосмотры» для своей компании. Регулярно проверяйте, все ли процессы работают как часы. Это поможет вовремя находить и устранять узкие места, которые тормозят развитие.

Когда бизнес растёт, управлять компанией становится всё сложнее. Если действовать интуитивно, то проблем не избежать. Они будут множиться, как грибы после дождя, вызывая конфликты и «съедая» прибыль. Вместо того чтобы идти вперёд, компания начнёт топтаться на месте в постоянной борьбе с трудностями.

Как этого не допустить? Сверяйте реальную работу компании с идеальной картинкой. Оценивайте работу системы управления по ключевым параметрам:

• точность
• управляемость
• надёжность
• чувствительность
• помехоустойчивость
• адаптивность

Заметили отклонения? Ищите причину. Главное — чтобы ваши знания и навыки росли быстрее, чем компания. Тогда вы будете во всеоружии и сможете уверенно вести бизнес к успеху, а не затыкать дыры и латать прорехи.

Настройте компоненты корпоративного управления

Операционная система. Создайте основу для формирования правильной корпоративной культуры: пропишите принципы, правила, нормы, определения. Операционная система регламентирует взаимодействие внутри компании на всех уровнях одинаково. Например, в компании может быть правило «Ни один вопрос от клиента не остаётся без ответа в течение 24 часов». И ещё сотни других правил и норм. Важно, чтобы операционная система была чёткой, прозрачной и единой для всех.

Власть. Обеспечьте реальную, а не номинальную власть, способную влиять на действия сотрудников и процессы. Реальная власть подразумевает, что требования выполняются, а неправильное поведение пресекается. Например, руководитель внедряет систему учёта рабочего времени, но сотрудники игнорируют новые правила, а он не применяет никаких санкций. Это пример номинальной власти. Слабая власть снижает дисциплину и увеличивает нагрузку на руководителя.

Стратегия развития. Разработайте стратегии развития бизнеса, конкурентного преимущества и маркетинга, учитывая бизнес-среду, целевую аудиторию и конкурентные преимущества. К примеру, стратегия развития бизнеса определяет, какие продукты/услуги будут предлагаться, на каких рынках и с какой степенью интеграции.

Организационная структура. Она описывает, какие функции, кем и где выполняются для достижения стратегических целей. И включает распределение функций по отделам и сотрудникам, формализацию обязанностей и определение необходимой квалификации. Правильно выстроенная организационная структура снижает нагрузку на собственника и минимизирует хаос в управлении.

Регламентированные бизнес-процессы. Это оптимизированные и стандартизированные последовательности действий для повышения эффективности работы. Если записать лучшие способы выполнения важных задач, то компания сможет повторять успех снова и снова, не боясь, что кто-то из сотрудников уйдёт или забудет, как делать что-то важное.

Управление сотрудниками. Для эффективного управления подчинёнными обучите руководителей управленческим компетенциям, таким как постановка задач, мотивация, контроль, обратная связь и др. Обучение руководителей этим компетенциям — ключевая задача собственника.

Управление человеческим потенциалом. Обеспечьте компанию нужным количеством квалифицированных сотрудников в нужное время. Ключевые задачи: прогнозирование потребности в персонале, привлечение, развитие и удержание ценных специалистов, а также снижение зависимости от отдельных «незаменимых» сотрудников.

Делегируйте полномочия, чтобы снизить издержки на управление

Когда собственник стремится держать каждую мелочь под постоянным контролем, возникает риск застрять на уровне «точки О'кей», где вроде бы всё в порядке, но ничего не предпринимается в надежде на самостоятельное развитие ситуации. Делегирование позволяет разгрузить свой день от рутинных задач, чтобы сосредоточиться на глобальной картине и стратегическом развитии.

Конечно, нельзя просто так раздавать директивы без подготовки. Как неправильно собранная машина в автосервисе, плохо продуманная структура управления может буксовать. Перед тем как делегировать полномочия, нужно продумать такую структуру управления, которая будет учитывать способности и компетенции сотрудников. Часто бизнесмен обращается к иерархии, где каждый сотрудник пусть и не напрямую, но находится под руководством главного управленца. Другим подходом является холакратия, где команды сами принимают решения и распределяют обязанности, уменьшая влияние личных предпочтений владельца бизнеса.

Продуманное делегирование превращает всю компанию в оркестр, где каждый знает свою партию и в нужное время вступает с нужной нотой. 

Контролируйте процессы и адаптируйтесь

Даже идеально настроенная операционка со временем может давать сбои. В процессе роста бизнеса собственник, делегируя полномочия, может упустить появление «люфтов» в работе. Хорошо бы вовремя заметить эти проблемы и выделить ресурсы на их устранение.

Бизнес — это живой организм, требующий постоянной настройки и адаптации. Регулярный контроль над тем, чем, где и кто занимается в компании, позволяет оперативно выявлять узкие места и корректировать структуру под актуальные задачи. Это помогает минимизировать простои, дублирование функций и потери производительности. 

Вместо заключения

Регулярный менеджмент обеспечивает понимание, что делает руководитель, чем (какими инструментами) он это делает, как использует каждый из предложенных инструментов и, наконец, почему делает именно так, а не иначе. Если вы хотите использовать этот подход в своей работе, с помощью книги Александра Фридмана вы сможете настроить «матчасть» операционного управления, без которой невозможно масштабировать бизнес и снять с себя груз рутины.